8 Consejos Súper Efectivos Para Administrar La Nómina De Su Empresa

Estableciendo Buenas Prácticas Laborales, Eficientes Y Precisas En Toda Su Organización

Aunque todas las áreas de una organización empresarial deben cumplir con ciertos requisitos estrictos, hay un área que está intrínsecamente empantanada con una larga y compleja cadena de leyes laborales detalladas y cuestiones de cumplimiento gubernamental: esa área es la nómina.

Dicho esto, quien gestiona la nómina es responsable de realizar una variedad de tareas con el mayor cuidado y precisión. La administración de nómina debe poder coordinar las organizaciones que procesan todos los cheques de su empresa, incluidas las bonificaciones por trabajos extraordinarios que se hayan realizado. Además de emitir todos los cheques de la compañía de manera oportuna, esta información también debe estar disponible en la forma adecuada de documentación para que pueda ser rastreada y auditada.

La administración de nómina es responsable de ejecutar una operación bien aceitada

Para ello, los propietarios de las empresas también deben estar disponibles para garantizar que las nóminas cuenten con los recursos necesarios para funcionar de forma eficiente y eficaz sin ninguna interrupción innecesaria. Cuando esto sucede, esta operación de varias partes puede funcionar en segundo plano sin problemas y con poca o ninguna visibilidad. Por otro lado, si algo no funciona o no se gestiona adecuadamente, la compañía se expone a una gran cantidad de consecuencias negativas, tanto monetarias como en relación la prensa.

Además, durante esta pandemia mundial, un número cada vez mayor de empleados está realizando su trabajo de forma remota desde sus propios hogares. Como resultado de estos últimos cambios, esta organización y su personal pueden verse abrumados fácilmente por los problemas de RRHH y de los empleados que deben ser atendidos con prontitud.

Si esto se parece a su negocio y a su área de nómina, es posible que desee seguir leyendo para obtener más información valiosa. Para comenzar, aquí hay 8 consejos fructíferos que pueden transformar esta área en una organización súper precisa y efectiva.

1. Organice a su personal: utilice calendarios y herramientas de seguimiento

Ejecutar una operación de nómina sin problemas no puede hacerse al azar. Por el contrario, debido al tipo de datos que los representantes de nóminas utilizan a diario, no se puede ejecutar sin las herramientas de eficiencia adecuadas y otras medidas relacionadas. Dado que esta organización se basa en gran medida en la manipulación de números y en el mantenerse al día con fechas específicas, el software de gestión de nóminas y los calendarios electrónicos son herramientas esenciales para organizar la información. Por ejemplo, existen plazos específicos que la administración de nómina debe cumplir para que los empleados de su empresa reciban sus cheques a tiempo. Debido a que estas fechas límite no se pueden mover ni incumplir, hay subtareas críticas que también deben cumplirse para llegar a tiempo.

En realidad, ejecutar una operación de nómina de manera efectiva no solo se centra en obtener los cheques de nómina a tiempo, sino también en preparar los formularios de impuestos de los empleados para la fecha establecida por las leyes y pautas del IRS.

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2. Manténgase actualizado con lo último en tecnología: el software incorpora la legislación laboral

Para que las operaciones de nómina sean mucho más fluidas, muchos desarrolladores de software en esta industria han diseñado y lanzado una amplia gama de soluciones de software de nómina. En función del tamaño de la empresa, los gestores de nóminas y su personal disponen de opciones factibles tanto para pequeñas empresas como para grandes organizaciones.

Por esa razón, a cada operación debe dedicarse el tiempo necesario para elegir una solución que cubra todas las necesidades. Desde la producción de cheques de nómina con talones de pago adjuntos hasta el seguimiento del tiempo de los empleados, tanto dentro como fuera de sus horarios de trabajo, el objetivo es seleccionar un software sólido que cubra todas las necesidades de nómina en una solución integral.

Además, la administración de la nómina deberá recordar varias cosas importantes al tomar estas decisiones. Uno de los más importantes es que los proveedores externos también utilizarán soluciones de software iguales o similares. Por lo tanto, el software de nómina que se elija puede marcar una gran diferencia en los éxitos finales de sus propias organizaciones.

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3. Manténgase actualizado con las últimas normas federales y estatales sobre nóminas

Como se mencionó anteriormente, llevar a cabo una operación de nómina sin problemas es una serie de regulaciones relativamente compleja. Debido a que las leyes de cada estado y del gobierno federal tienen un gran impacto en la forma en que la nómina hace su trabajo, alguien en esta área debe ser un experto en este campo.

De lo contrario, esta operación puede convertirse rápidamente en una gran espina en el costado del propietario de la compañía. De hecho, esta es también una de las principales razones por las que algunas empresas pequeñas y medianas subcontratan estas tareas a proveedores externos que ya se especializan en proporcionar estos servicios.

En ese caso, la fuerza impulsora para subcontratar una operación de nómina o rediseñar internamente la operación actual es proteger a la empresa. Al contratar los mejores recursos para esta área, la organización tendrá la capacidad de implementar lo siguiente de manera precisa y rápida:

• Conocer las últimas regulaciones fiscales y leyes sobre salarios y horarios
• Cumplir con los plazos adecuados de presentación
• Generar los formularios de nómina requeridos
• Aplicar las normas y directrices sobre nóminas basadas en las leyes específicas del estado

Una vez que se dispone de los recursos adecuados, los representantes de la empresa pueden evitar pagar multas innecesariamente elevadas por incumplimiento de los plazos y otros inconvenientes que provocan más problemas económicos.

4. Estandarice los procesos: considere cambios en el personal y la administración

En las pequeñas empresas, el área de nómina se opera con la visión y las prácticas personales de la dirección actual. Aunque este tipo de liderazgo está bien en las etapas iniciales de la puesta en marcha, puede ser un problema importante para el crecimiento futuro. Por lo tanto, es fundamental que el empresario y su personal se aseguren de que los procesos y procedimientos de su área de nómina estén estandarizados.

Al estandarizar y documentar cada función laboral, es mucho más fácil pasar de un estilo de gerente y de gestión a otro sin comprometer la capacidad de la organización para emitir a tiempo cheques de pago.

5. Sea transparente: ofrezca un sistema de nómina confiable y fácil de ver

Los sistemas de nómina actuales son más transparentes que nunca. Gracias a todas las funciones adicionales que ofrece la nómina, los empleados pueden acceder a su propia información a través de un portal en línea seguro. Una vez iniciada la sesión, el empleado puede encontrar información detallada sobre el estado de su cheque de nómina, beneficios, retenciones y otros datos.

Además, para responder preguntas comunes que los empleados hacen con regularidad, este mismo software también puede brindar acceso a las políticas de la empresa, procedimientos, preguntas frecuentes y más. Y si hay información inexacta cargada en sus registros, también se puede usar un formulario estándar para estas solicitudes.

6. Manténgase al día con la industria: considere la posibilidad de contratar expertos externos

Tanto las pequeñas empresas como las grandes corporaciones tienen la responsabilidad de mantenerse al día con todos los aspectos legales para operar un departamento de nómina funcional. Dado que las leyes y regulaciones cambian todo el tiempo, es difícil para muchas de estas áreas de nómina mantenerse al día. Con ese fin, algunos dueños de negocios están subcontratando las funciones de nómina a expertos externos.

Además de generar los cheques de pago a tiempo, una empresa de subcontratación puede proporcionar una amplia gama de servicios de manera competente. Así, cuando una empresa contrata a un proveedor de servicios de buena reputación, también puede traspasar otras tareas como la compensación para los trabajadores, la verificación de antecedentes y otros servicios complementarios.

7. Procesamiento oportuno de la nómina

Cada empleado espera recibir su primer cheque de manera oportuna, sin demora. Si la nómina no genera un cheque de pago automáticamente, pueden emitir un cheque manualmente para disipar estas situaciones.

Cualquiera que sea el caso o la situación, hay varias formas de evitar estos problemas. Uno de los más infalibles es comunicar los plazos establecidos al nuevo empleado y a la dirección para que no se produzcan interrupciones. Por ejemplo, los nuevos empleados deben entregar toda la documentación requerida para las nuevas contrataciones (w-4, formularios de depósito directo, etc.) antes de una fecha límite establecida o el cheque de pago de un empleado perderá su primera fecha de nómina programada.

8. Expertos externos: nómina sin complicaciones

Hoy en día, hay una amplia gama de cosas que deben tenerse en cuenta, especialmente cuando se realizan grandes cambios en los servicios de nómina. Principalmente, la mayoría de los dueños de negocios quieren conocer el costo final de administrar su operación de nómina de manera competente. Por esta razón, muchas empresas están contratando proveedores externos para que se hagan cargo de estas responsabilidades. Estas decisiones de subcontratación tienden a ser más comunes por numerosas razones, incluida una reducción significativa en el costo de mano de obra, los gastos de capacitación, la rotación y otros gastos asociados.

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